Die Deutsch-Aserbaidschanische Auslandshandelskammer (AHK Aserbaidschan) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine/n Mitarbeiter/in für die PositionOffice Manager/in Wir über uns:

Die Deutsch-Aserbaidschanische Auslandshandelskammer (AHK Aserbaidschan) ist die offizielle Vertretung der Deutschen Wirtschaft in Aserbaidschan. Im Rahmen unserer Tätigkeiten unterstützen wir deutsche und aserbaidschanische Unternehmen bei ihren Tätigkeiten vor Ort, bzw. in Deutschland und organisieren mehrere Netzwerkevents im Jahr. Zur Unterstützung unseres jungen, motivierten, deutsch- aserbaidschanischen Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in für die Position Office Manager/in.

Zu Ihren Aufgabengehören:

• Teilnahme und Mitwirkung an von der Kammer organisierten Veranstaltungen
• Schriftverkehr, Reiseorganisation, Übersetzungen
• Vorbereitung der von der Büroleitung organisierten Besprechungen und Sitzungen
• Posteingang/Postverteilung: Annahmeankommender Korrespondenz (Schreiben, Kurierpost, Fax, E-Mail),Systematisierung, Registrierung der Post, Weiterleitung an die Büroleitung, Verteilung an die Mitarbeiter der Kammer, Beantwortung von Anfragen
• Postausgang: Registrierung und Versendung der Post
• Beantworten und Durchstellen eingehender Telefonate
• Durchführung von Anrufaktionen
• Führen der Ablagevon Dokumenten, Anlegungneuer Ordner
• Beschaffung von Bürowaren
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Vorbereitung der Meetingräume
• Betreuung und Pflegeder Büroausstattung (Drucker,Fax, Telefonzentrale, IT-Ausstattung)
• CV-Datenbankverwaltung

IhrProfil:

• Abgeschlossene Universitätsausbildung
• Sehr gute Aserbaidschanisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englisch- und Russischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang in MS Office und Outlook
• Sicherer Umgang mit Büroausstattung (Drucker, Fax, Telefonzentrale, IT-Ausstattung)
• Organisationstalent, Pünktlichkeit, Teamfähigkeit, gute Kommunikationsfähigkeiten, Belastbarkeit, Flexibilität

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung in deutscher Sprache (Anschreiben und tabellarischer Lebenslauf + Lichtbild) mit dem Stichwort "Office Manager/ in" bis zum 05.02.2023 an [email protected].

The German-Azerbaijani Chamber of Commerce (AHK Azerbaijan) is searching for an employee for the “Front Office Manager” position in the Service Center.

About us:

The German-Azerbaijani Chamber of Commerce (AHK Azerbaijan) is the official representative of the German economy in Azerbaijan. As part of our activities, we support German and Azerbaijani companies in their activities here and in Germany, and we organise multiple network events each year. To help our young and motivated German-Azerbaijani team, we are looking for an employee for the “Front Office Manager”position in the Service Center.

Main Responsibilities

• Participation and assistance in the events organised by the chamber;
• Conducting call actions during the events;
• Correspondence, travel arrangements, translations;
• Incoming posts/distribution of posts: receiving the incoming correspondence (letter writing, courier's post, fax, e-mail), systematisation, registration of the bars and forwarding them to the office management and the employees of the chamber; responding to enquiries;
• Outgoing posts: Registration and dispatching of the posts by courier;
• Answering and transferring incoming telephone calls;
• Archiving and actualisation of documents regularly;
• Procurement of officesupplies;
• Reception and supportof visitors and preparation of meeting rooms for appointments;
• Preparation of the meetings organisedby the office management;
• Support and maintenance of the officeequipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
• Company-databasemanagement, CV-database management;

JobRequirements

• Successfully completed university education;
• Excellent/fluentGerman and Azerbaijani knowledge in spokenand written, good knowledge of English;
• Russian would be an asset;
• Secure handling in MS Office;
• Secure handling of office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
• Organisational skills,excellent communication skills,resilience, flexibility, punctuality, and ability to work in a team;

We are looking forward to receiving your application (cover letter and tabular CV + photo) with the subject "Front Office Manager"by 05.02.2023 at [email protected].